Urenregistratie zzp

Urenregistratie zzp: Behaal voordeel uit je urenregistratie

Urenregistratie zzp is een must! Dit is deels een verplichting voor de Belastingdienst. Je kunt namelijk diverse fiscale voordelen halen. Te denken valt aan de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek! 

Daarnaast is een correcte urenregistratie de sleutel tot een goede bedrijfsvoering. Je wilt toch simpelweg weten waar de tijd blijft. Dit geeft je weer inzicht in je productiviteit. 

Ook is het interessant voor je klanten. Je kunt met behulp van een correcte urenadministratie precies aantonen op welke momenten je aan een bepaald project hebt gewerkt. 

Met behulp van een urenregistratie-tool kun je sneller je uren bijhouden. Dit gecombineerd met een slim boekhoudpakket neemt je veel werk uit handen. 

Ervaar zelf eens hoe eenvoudig dit kan werken:


Inhoud (urenregistratie)

 

Wat is een urenregistratie?

Urenregistratie betekent letterlijk het proces om alle uren te administreren die zijn besteed aan een activiteit. Wat zegt de Belastingdienst hier eigenlijk over? Eigenlijk vrij weinig. Uit een uitspraak van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden kan wel het volgende worden gefilterd:

Een urenregistratie mag niet te kort en bondig zijn. Een ondernemer maakte alleen een overzicht van bepaalde taken en uren dat hij gemiddeld in een week besteedde. Dat vond de rechters iets anders dan het daadwerkelijk bijhouden van een administratie.   

 
Uit deze uitspraak wordt niet helemaal duidelijk wat voor eisen de Belastingdienst stelt aan een correcte urenregistratie. Met een zekere mate van terughoudendheid kunnen de volgende uitgangspunten gebruikt worden voor een correcte urenregistratie:

  • Vermeld de NAW-gegevens van de klant;
  • Vermeld van een project de exacte projectnaam;
  • Noteer precies de datum en tijd van de werkzaamheden;
  • Houd bij hoeveel tijd je aan een project besteedt en 
  • omschrijf zo nauwkeurig mogelijk de uitgevoerde werkzaamheden.

Je zal dus aannemelijk moeten maken dat jij deze uren daadwerkelijk hebt gewerkt. De Belastingdienst zal een aantal controlemomenten willen uitvoeren. Dit zal zij kunnen doen door na te gaan of je op een bepaalde datum wel bij de opgegeven klant bent geweest. Een logisch en goed onderbouwde urenregistratie is daarom evident. 

Urenregistratie zzp 
Het liefst wil je je (gewerkte)uren online bijhouden. Met welk programma kan je dat het beste doen? 

Online urenregistratie

Tegenwoordig is in de cloud of te wel online werken helemaal hip. Je wilt daarom je urenregistratie online bijhouden. Je hebt dan overal en direct toegang tot je urenadministratie. Daarnaast kan je op ieder gewenst moment je urenadministratie bijhouden en inzien.

Je urenregistratie is een onderdeel van je gehele boekhouding. De meeste zzp'ers maken gebruik van een online boekhoudpakket. In de meeste gevallen is je urenregistratie daarom gekoppeld aan je boekhouding.

Door te werken met een boekhoudprogramma kun je nog efficiënter omgaan met je urenregistratie. 


Een slim boekhoudpakket die de urenadministratie gekoppeld heeft met de boekhouding is Ficsus.nl. Ficsus.nl weet als geen ander dat een correcte urenregistratie niet alleen van belang is voor de Belastingdienst maar ook voor je eigen bedrijfsvoering. Door als zzp'er efficiënter te werken, houd je tijd over voor wat echt belangrijk is, namelijk: ondernemen! 


Je kunt in Ficsus.nl precies zien hoeveel tijd je kwijt bent aan een project. Schakel snel als bepaalde projecten je te veel tijd kosten en daardoor niet meer rendabel zijn. Je koppelt vervolgens je (gewerkte)uren aan een project en je houdt altijd en overal overzicht. 

Eenmaal je urenregistratie op orde, dan kun je die vervolgens eenvoudig toevoegen aan een factuur. Door de slimme koppeling met de factuurmodule is het vrij eenvoudig om deze uren met één druk op de knop toe te voegen.

Het enige wat je nog hoeft te doen is het invullen van je uurtarief.


Ficsus.nl berekent automatisch het totaalbedrag en geeft het juiste btw-tarief aan. Deze factuur kan je vervolgens geheel in je eigen huisstijl versturen naar je opdrachtgever. Je opdrachtgever zal verrast zijn door de prachtige opmaak van je factuur. 

Kun je ook gebruik maken van een gratis urenregistratie-tool? Graag vertel ik je daar meer over...

Gratis urenregistratie

Je bent op zoek naar een gratis programma voor je urenregistratie. Er zijn websites die het gratis aanbieden. Deze 'gratis' programma's zijn vaak beperkt en niet gekoppeld met je boekhouding. Je bent dan veel meer tijd kwijt aan je urenregistratie en je kunt geen uitgebreide rapporten maken. 

Gratis urenregistratie

Kies je toch voor een gratis variant dan kom je vaak uit bij Excel. Je krijgt dan de beschikking over een standaard template die je vaak nog zelf moet toespitsen op je onderneming. Vaak zal je dan moeten werken met ingewikkelde formules.

Hier zit je als zzp'er toch niet op te wachten. Je wilt snel en eenvoudig je urenadministratie op orde hebben. 

Je kunt de urenregistratie-tool van Ficsus.nl daarentegen wel 35 dagen gratis testen. Op die manier zal je ervaren hoe eenvoudig en slim het werkt. Al meer dan 12.000 tevreden zzp'ers maken gebruiken van de urenregistratie-tool van Ficsus.nl.

Als startende zzp'ers zal je wellicht wel gehoord hebben van het urencriterium. Op welke manier kan ik hiermee belastingvoordeel genieten? Lees snel verder...

Wat is het urencriterium?

De belastingdienst heeft diverse belastingvoordelen in het leven geroepen om het zelfstandig ondernemerschap te stimuleren. Om hiervoor in aanmerking te komen dien je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar te werken.

 

Let op: start je als zzp'er niet op 1 januari, maar pas later in het jaar: dan geldt nog steeds het minimum van 1.225 uur.


De ondergrens van 1.225 uur wordt dus niet evenredig aangepast. Als je bijvoorbeeld op 1 augustus 2016 start als zelfstandig ondernemer dan dien je nog steeds 1.225 uur te werken!

Niet elk uur wordt meegeteld voor het urencriterium. Het gaat om de daadwerkelijk gewerkte uren. Ben je bijvoorbeeld heel de dag beschikbaar om je telefoon op te nemen voor een opdracht, dan telt dat niet mee.

 

Urencriterium zzp


Deze tijd wordt gerekend als indirecte uren. Ziekte of vakantie telt ook niet mee. 

Wat voor belastingvoordelen kun je halen als je voldoet aan het urencriterium. Je hebt vast wel eens gehoord van de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Hoe werkt deze belastingvoordelen precies?

Wat is zelfstandigenaftrek en startersaftrek?

Een ondernemer die aan het urencriterium voldoet, heeft recht op de zelfstandigenaftrek. De zelfstandigenaftrek is in 2016 en 2017 €7.280 voor ondernemers die de AOW-leeftijd nog niet hebben bereikt.

Je bent volgens de Belastingdienst een ondernemer als je de werkzaamheden zelfstandig uitvoert en daar inkomsten uit hebt. Bij de start van je onderneming meldt je jezelf aan bij de Kamer van Koophandel. Je wordt dan beoordeeld of je ondernemer bent voor de btw. 

 

Ondernemer kamer van koophandel


Deze zelfstandigenaftrek is niet meer dan het bedrag van de winst vóór ondernemersaftrek. Deze beperking geldt niet als je in aanmerking komt voor startersaftrek. Als je winst te laag is om de zelfstandigenaftrek helemaal te gebruiken, kan je het bedrag dat je niet gebruikt verrekenen in de volgende 9 jaar.

Beginnende ondernemers mogen de eerste drie jaar na de start jaarlijks naast de zelfstandigenaftrek een extra bedrag aftrekken. Dit bedrag bedraagt in 2016 €2.123. Dit wordt de startersaftrek genoemd. Om in aanmerking te komen voor deze twee aftrekken moet de ondernemer dus tenminste 1.225 uren voor zijn bedrijf hebben gewerkt.

Allemaal leuk en aardig een urenregistratie voor zzp, maar is hier ook een voorbeeld van? Dit is een veel gehoorde vraag onder zzp'ers. In de volgende paragraaf wordt de urenregistratie van Ficsus.nl verder uitwerkt. 

Voorbeeld urenregistratie 

Je wilt je urenregistratie op een zo efficiënt mogelijke manier doen. Oftewel, het moet zo min mogelijk uren kosten. Een goed voorbeeld van een efficiënte urenregistratie is het boekhoudprogramma van Ficsus.nl. Je voegt heel eenvoudig je projecten toe. 

Urenregistratie in Ficsus.nl

 
Nadat je een project hebt aangemaakt kun je eenvoudig je (gewerkte)uren hieraan koppelen. Ook dit werkt ongekend eenvoudig. Ficsus.nl laat vervolgens een handig overzicht zien van je (gewerkte)uren per project. Onderaan de pagina kan je zien of je het urencriterium al hebt gehaald. Je weet dan precies of je in aanmerking komt voor belastingvoordelen. 

Voorbeeld urenregistratie


Vervolgens kan je met één druk op de knop je uren toevoegen op je factuur. Deze factuur kan je vervolgens opmaken in je eigen huisstijl. Daarnaast kan je je eigen voorwaarden meegeven aan de factuur, zoals een betalingstermijn van bijvoorbeeld 30 dagen. 

 Urenadministratie voorbeeld zzp

 

Nadat je je factuur geheel opgesteld hebt naar je eigensmaak, kun je deze direct versturen naar je opdrachtgever. Een voorbeeld van een zelfgemaakte factuur in Ficsus.nl staat hieronder:

Factuur in je eigen huisstijl

Je uren bijhouden is één, maar een juist uurtarief bepalen is twee. Wat is nu een geschikt uurtarief en hoe bepaald ik die? 

Wat is een juiste uurtarief voor een zzp'er?

Het is vaak lastig om een juist uurtarief vast te stellen. Er zijn helaas geen lijstjes beschikbaar voor een ideaal uurtarief. Je opdrachtgever kan voor je kiezen omdat je goedkoop bent, een bepaalde ervaring hebt of een combinatie van beiden. 

Wat is een juist uurtarief voor een zzper


Met een laag uurtarief kunnen opdrachtgevers twijfelen over je vakbekwaamheid. Goedkoop kan namelijk ook duurkoop zijn. Als je een te hoog uurtarief heeft dan prijs je jezelf misschien uit de markt. Het is dus belangrijk om goed na te denken over je uurtarief. 

Bij het bepalen voor een juist uurtarief kun je de volgende factoren laten meewegen:

  • Je eigen marktwaarde;
  • De concurrentie;
  • Opdrachtgever; 
  • Uurtarief wat je minimaal moet hebben en 
  • omvang en urgentie van een opdracht. 

De kamer van koophandel geeft ook een aantal tips die je nog kunt gebruiken voor het bepalen van je uurtarief. Bekijk allereerst onderstaande video:

 
Je krijgt als zzp'er te maken met verschillende kosten. Deze kosten bestaan uit vaste en variabele kosten. Een voorbeeld van vaste kosten is de huur van je kantoorpand of de kosten voor het gebruik van je internetverbinding. 

Inkoop van je materialen kun je scharen onder variabele kosten. Het staat immers niet vast hoe hoog deze kosten zijn. De hoogte van je uurtarief zal groot genoeg moeten zijn om de variabele en vaste kosten te dekken. 

Ook wil je natuurlijk per maand iets overhouden om van te leven. De hoogte van je uurtarief zal dit ook moeten opvangen. Stel dat je €2.000 netto per maand wil verdienen. Dat is dat €24.000 per jaar. 

Naast je nettoloon ben je ook verplicht om vakantiegeld te reserveren. Dit bedraagt 8% van je jaarsalaris: €1.920. Dat betekent dat je een nettobedrijfsresultaat moet hebben van €25.920. 

 

Inkomstenbelasting voor zzp

 

Je moet je dan wel realiseren dat je dit bedrag wilt overhouden na belastingheffing. De heffingsgrondslag is afhankelijk van hoeveel je verdient. Door de bank genomen is dit 36,5%. 

Maar door verschillende belastingvoordelen betaal je in het eerste jaar circa 30% inkomstenbelasting. Te denken valt aan de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Om een bedrag van €25.920 over te houden, zal je dus een brutobedrijfsresultaat moeten realiseren van €33.696. 

Daarnaast is het van belang om in te schatten hoeveel uren je per jaar denkt te werken. Door de bank genomen zijn er 230 dagen in het jaar om te werken. Uitgaande van een 8-urige werkweek, betreft dit 1.840 uren. 

Je moet er helaas ook rekening mee houden dat niet elk gewerkt uur declarabel is. Normaliter zijn 60% van je uren die je werkt declarabel. De rest van de uren zijn dus niet declarabel en besteedt je bijvoorbeeld aan het bijhouden van je site. Aan het up-to-date houden van je site verdien je normaliter niet direct geld. 

Dit leert ons dat je het volgende uurtarief moet hanteren om de bovenstaande kosten te kunnen betalen:

  • €33.696 delen door 1.004 uur is: €33,65 per uur!!!

Declarabele uren


De kamer van koophandel geeft op haar site nog een aantal tips voor het bepalen van je uurtarief:

Op ondernemersplein kun je ook een webinar volgen hoe je een passend uurtarief kunt bepalen. In die webinar kom je erachter welke factoren nog meer van invloed zijn op je uurtarief. Ook vind je daar informatie over aftrekposten en vrijstellingen. 

Je vindt dit webinar door hieronder op de link te klikken:

- Webinar bepaal een passend uurtarief.

In de volgende paragraaf wil ik nog iets meer uitweiden over je gewerkte uren op basis van nacalculatie. Waar moet je dan opletten om je opdrachtgever niet tegen het zere been te stoten. 

Gewerkte uren op basis van nacalculatie 

Is het lastig om in te schatten hoeveel uur je kwijt bent aan een project, dan kun je kiezen om op basis van nacalculatie te werken. Je opdrachtgever moet hiermee wel akkoord gaan. 

Je kunt op die manier ook eventueel meerwerk factureren. Je zal dit wel op basis van de redelijkheid en billijkheid moeten doen. Je zal alles goed moeten specificeren op je factuur. 

Nacalculatie gewerkte uren

Ficsus.nl helpt je hierbij. Op een slimme en eenvoudige manier verstuur je eventuele bewijsvoering van je gewerkte uren naar je opdrachtgever. 


Een tip daarbij is om je opdrachtgever goed op de hoogte te houden over de werksituatie. Informeer hem vroegtijdig als een project meer kost of langer duur dan afgesproken. Je zal toch graag een goede vertrouwensband willen opbouwen met je werkgever. 

Na een stormvloed aan informatie over urenregistratie is het nu tijd om dit blog af te sluiten. In de laatste paragraaf staat nog een korte conclusie weergegeven over je urenregistratie. 

Conclusie

Met een juiste urenregistratie-tool krijg je inzicht in je bedrijfsvoering. Op die manier weet je hoe efficiënt je bepaalde werkzaamheden en projecten uitvoert. Je krijgt inzicht in goed lopende projecten en grip op slecht lopende projecten. Je kunt snel schakelen als slecht lopende projecten uit de hand dreigen te lopen.

Ook is een juiste urenadministratie een verplichting volgens de Belastingdienst. Indien je beschikt over een gammele urenregistratie, dan kan de rechter je eventueel verkregen belastingvoordelen op basis van het urencriterium nietig verklaren. 

Met Ficsus.nl koppel je je (gewerkte)uren direct aan een factuur. Je vult je gewerkte uren in en met één druk op de knop verstuur je die aan je opdrachtgever. Je kunt ook zeer eenvoudig een project of prijs automatisch laten toevoegen aan je factuur. Zo eenvoudig hoort het te zijn. 

Ook geeft het boekhoudprogramma je de mogelijkheid om een factuur geheel in eigen huisstijl te maken. Dit alles doe je eenvoudig in een paar klikken. Waarom onnodig veel werk doen, als het ook makkelijk kan! 


Wil je direct starten met het slagvaardig bijhouden van je (gewerkte)uren. Start dan nu met de urenregistratie-tool van Ficsus.nl. Ervaar waarom al 12.000 tevreden gebruikers hiermee werken.

Urenregistratie voor zelfstandige ondernemers zonder personeel begint bij Ficsus.nl. Wist je al dat je het boekhoudprogramma van Ficsus.nl 35 dagen geheel gratis kan uitproberen. Je zit nergens aan vast en na afloop van de proefperiode mag je zelf bepalen of je hiermee doorgaat.

Bevalt het boekhoudprogramma je, dan kun je overgaan tot een betaalabonnement. Je betaalt dan slechts €12,50 per maand! Dit is toch een zacht prijsje voor een uitstekende dienst. 

Ben je geïnspireerd om met online urenregistratie aan de slag te gaan? Ik hoor graag wat je van het blog vond en of je daadwerkelijk iets wijzer bent geworden over de mogelijkheden om je boekhouding online onder te brengen.

Je administratie is sneller en eenvoudiger op orde!

 

DOWNLOAD DIT BLOG OOK IN PDF:

- URENREGISTRATIE ZZP: BEHAAL VOORDEEL MET JE URENREGISTRATIE!