Boekhouding zzp

Boekhouding zzp: Hoe richt ik mijn boekhouding in?

Boekhouding zzp op de juiste manier inrichten? Met Ficsus.nl is dit kinderspel. 

Met Ficsus.nl Boekhouden Compleet beschik je over een snel boekhoudprogramma voor het inrichten van je boekhouding. Een boekhouding voeren is namelijk ook verplicht. De Belastingdienst stelt dat je jouw boekhouding zelfs zeven jaar moet bewaren.

Of je aan deze eist houdt of niet, de belastingaangifte is in ieder geval een stuk makkelijker met een correcte en bijgewerkte boekhouding zzp.

Daarnaast wil je toch ook inzicht krijgen in je bedrijfsvoering. Draai ik voldoende omzet om mijn kosten te kunnen betalen? Wanneer kan ik een nieuwe investering doen? 


Klaar om een duik te nemen in boekhouding zzp? Here we go!


Inhoud (boekhouding zzp)

Definitie boekhouding

De definitie van boekhouding is volgens Wikipedia:

Boekhouding is het systematisch vastleggen van financiële feiten van een persoon, bedrijf of een instelling. 

 
Je boekhouding bestaat uit het bijhouden van de gedane uitgaven en verkregen ontvangsten. De voornaamste doelen van je boekhouding zijn onder andere:

  • Financiële positie van je bedrijf in kaart brengen;
  • Overzicht te houden in de winst en verliezen;
  • Je gevoerde financiële beleid te kunnen verantwoorden en 
  • kostprijsbepaling en voorcalculaties.

 

Wat is boekhouding


De definitie van boekhouding is nu duidelijk. Maar het is nog niet helemaal duidelijk wat een boekhouding nog meer met zicht meebrengt. 


Wat is boekhouding?

We hebben dus gezien dat een boekhouding niets anders is dan het vastleggen van financiële feiten, om ervoor te zorgen dat er inzicht is in de financiën, en om verantwoording af te leggen. 

Verantwoording afleggen doe je onder andere voor de Belastingdienst. De Belastingdienst geeft een aantal basisgegevens voor een juiste administratie. Deze gegevens omschrijf ik hieronder in het kort. Voor de volledige invulling verwijs ik je naar de site van Belastingdienst.

Grootboekadministratie

Een grootboekadministratie bestaat uit een aantal 'verzamelmappen' waarin je de inkomsten en uitgaven onderbrengt in groepen zoals bijvoorbeeld:

  • Geleverde producten
  • Bankrekeningen
  • Autokosten
  • Telefoonkosten
  • Ontvangen btw
  • Betaalde btw 

Al deze genoemde groepen krijgen een nummer, een zogenaamd grootboekrekeningnummer. Het grootboek is dus in feite de schil om de gehele boekhouding.

Wat is een grootboekrekening

Debiteuren en crediteurenadministratie
Hierin staan de facturen van je klanten en van je leveranciers gespecificeerd met bedragen, openstaande posten, btw ect. Deze gegevens zijn afkomstig van je in- en verkoopadministratie.

Voorraadadministratie
Indien je werkt met inkoop en verkoop van goederen zal je minstens één keer per jaar moeten inventariseren en de voorraad en de waarde daarvan vermelden in de boekhouding.


In- en verkoopadministratie
De in- en verkoopadministratie bestaat uit het inboeken van je verkoopfacturen en inkoopfacturen op.


Facturen maken
Als je iets levert of verkoopt zal je een factuur moeten maken die de afnemer aan je betaalt.

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een correcte factuur:

  • Facturen dienen voorzien te zijn van een datum en een doorlopend nummer- Op de factuur staat naam en adres van de afnemer, en je eigen bedrijfsnaam, adres en btw-nummer
  • Een duidelijke vermelding van het geleverde goed of verrichte dienst
  • Prijzen vermeld je exclusief btw
  • De btw-bedragen dient je te splitsen naar percentage (0%, 6% of 21%)
  • Onkosten boeken


Alle zakelijke kosten die je maakt dien je in de boekhouding te verwerken. Onkosten zijn aftrekbaar van je winst waardoor je minder belasting betaalt en je de btw op inkoop terug kunt vorderen.

De uitgaven dienen een zakelijk karakter te hebben, waarbij je dient te handelen volgens “goed koopmansgebruik”. Ook autokosten en reiskosten dien je in de boekhouding te vermelden evenals de afschrijving van de waarde van je inventaris, gereedschap, computer etc.

Goed koopmansgebruik betekent zoiets als de boekhouding op een algemeen geaccepteerde manier voeren. Daarbij hoort onder andere dat de boekhouding waarheidsgetrouw is, en past bij het type onderneming. 


Btw-aangifte

Uit je administratie zal je een btw-aangifte moeten verzorgen, veelal kan dit driemaandelijks. Bij ons boekhoudprogramma volstaat dit met “één druk op de knop”.

 

Btw-aangifte zzp

Hieruit ontstaat een print die je handmatig kunt overbrengen op de elektronische aangifte op de site van de Belastingdienst.

Het te betalen bedrag aan btw is het verschil tussen de door de ontvangen btw bij de verkoopfacturen en de betaalde btw bij je inkopen en onkosten.

Indien dit een klein bedrag is kom je in aanmerking voor de Kleine Ondernemers Regeling (KOR). Verzorg je aangifte en betaling aan de Belastingdienst tijdig. Het wordt niet gewaardeerd als je te laat aangifte doet, dit kan leiden tot een fikse boete.

Winst- en verliesrekening
Aan het eind van een kalenderjaar dien je een winst- en verliesrekening te produceren waaruit blijkt welke winst je als zzp’er maakt.

Dit is eigenlijk een verzameling van cijfers over je bedrijf, waarin staat wat je verdiend hebt, wat je eigen vermogen is, welke schulden je hebt aan leveranciers, wat je nog dient te ontvangen van je klanten etc.

Kortom het is net als een schoolrapport waarin staat hoe goed, of slecht je presteert met je bedrijf. De winst die vermeld staat in je winst- en verliesrekening is het uitgangspunt voor de te betalen inkomstenbelasting.


Aangifte inkomstenbelasting betalen

Belasting betalen moeten we allemaal, nooit leuk. Maar als je bedenkt dat je inkomstenbelasting moet betalen kan je ook bedenken dat iets verdiend hebt. Eens per jaar (maart - april) moet je een aangifte voor de inkomstenbelasting doen.

Het uitgangspunt is de winst die je in de winst- en verliesrekening hebt staan. 

Aangifte inkomstenbelasting betalen


Vanuit dit basisbedrag kan je de belastingvoordelen voor zelfstandigen toepassen: zelfstandigenaftrek, MKB-winstvrijstelling, startersaftrek etc.

Nu we gezien hebben wat voor eisen de Belastingdienst stelt aan je boekhouding, gaan we kijken wat het wetboek hierover zegt. Wat voor eisen stelt de wet aan een boekhouding?


Vereisten aan het bijhouden boekhouding?

In het burgerlijk wetboek vloeit de wettelijk verplichting voort tot het voeren van een boekhouding. Deze staat opgesomd in boek 3 art. 15I lid 1:


Een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

 
Daarnaast is er ook een administratieplicht opgenomen. Deze regelt de heffing van de rijksbelastingen. Je vindt deze onder art 52. leden 1 en 2 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen 

1. Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid naar de eisen van dat bedrijf, dat zelfstandig beroep of die werkzaamheid op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken.

2. Administratieplichtigen zijn: a. lichamen; b. natuurlijke personen die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefenen, alsmede natuurlijke personen die belastbare winst uit onderneming als bedoeld in artikel 3.3 van de Wet inkomstenbelasting 2001 genieten; c. natuurlijke personen die inhoudingsplichtige zijn; d. natuurlijke personen die een werkzaamheid als bedoeld in de artikelen 3.91 en 3.92 van de Wet inkomstenbelasting 2001 verrichten.


De belastingdienst geeft geen specifieke eisen aan een boekhouding maar volstaat met: "een deugdelijke administratie te voeren op een manier die controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven". 

De belastingdienst stelt echter wel dat je jouw administratie minimaal 7 jaar lang moet bewaren zowel elektronisch als op papier.

 

Boekhouding bewaren 

Dit geldt voor onder andere agenda's, bankafschriften, contracten ect. Daarnaast moet er in je administratie ook het nodige aanwezig zijn. Het is van belang om een grootboekadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie en in- en verkoopadministratie te hebben.

Wees gerust, Ficsus.nl beschikt over deze administratieve functies en heeft dit eenvoudig verpakt in haar online boekhoudprogramma. Je kunt met een gerust hart je online boekhouding voeren in Ficsus.nl.

WE GAAN NU EVEN TE SNEL. We hebben net besproken waar je boekhouding allemaal aan moet volden. Nu gaan we eerst eens kijken op welke manier je je boekhouding kunt voeren. 


Online je boekhouding regelen

Je wilt je boekhouding graag online regelen. Waar moet je beginnen? Er lijken veel aanbieders te zijn maar slechts een handvol richt zich écht op zzp’ers.

Veel boekhoudsoftware voor zzp’ers is in eerste instantie ontworpen voor grotere bedrijven. Vanwege de toenemende groei van het aantal zzp’ers besloten een aantal bedrijven een “afgeslankte variant” van hun boekhoudsoftware te vermarkten voor zzp’ers.

Hier kleeft een groot nadeel aan: de “afgeslankte variant” zorgt er nog steeds voor dat er boekhoudkundige kennis nodig is. Immers, in het grotere bedrijf waar er iemand op de financiële administratie zat was dit geen probleem.

Ook zitten er veelal functies in die je als zzp’er niet zoekt in software voor je boekhouding. 

Welk boekhoudprogramma is dan wel geschikt om de boekhouding als zzp'er mee te doen?

 

Boekhoudprogramma voor je boekhouding

Kies als zzp’er voor software om de boekhouding mee te doen die voldoet aan drie eisen: eenvoudig, voordelig én veilig.  Dit, uiteraard, los van de kwaliteit zelf.

Eis 1: Eenvoudig boekhoudsoftware voor zzp

Als zzp’er wil je eigenlijk alleen maar je inkomsten en uitgaven invoeren. Het liefste via een app. De software voor de boekhouding moet vervolgens zélf maar uitzoeken hoe je inkomsten en uitgaven boekhoudkundig het beste verwerkt kunnen worden.

Ook de belastingaangifte moet het liefst met één druk op de knop – fiscaal correct –kunnen worden ingediend. De boekhoudsoftware van Ficsus.nl is verkozen tot meest eenvoudige boekhoudsoftware voor zzp’ers.

Eis 2: Voordelige boekhoudsoftware voor zzp

Software om mee te boekhouden moet niet duur zijn. Ficsus.nl kan zeer lage prijzen hanteren omdat het businessmodel uitgaat van een zekere schaal. Op dit moment zijn er ruim 900.000 zzp’ers in Nederland.

Bij Ficsus.nl hebben we liever een heleboel tevreden zzp’ers die een beetje betalen, dan een klein groepje zzp’ers die de hoofdprijs betaalt.

Eis 3: Veilige boekhoudsoftware voor zzp

Zeker in de huidige tijd is veiligheid een ontzettend belangrijk vereiste wanneer je voor online boekhoudsoftware kiest. Neem hier geen genoegen met een de verklaring van de partij zelf dat het wel goed zit. Vraag naar het Keurmerk Zeker-Online. Het Keurmerk Zeker-Online is een keurmerk dat is ontwikkeld met de Belastingdienst.

Een aanbieder van online boekhoudsoftware verkrijgt dit keurmerk slechts nadat een externe auditor gedurende een periode van 6 maanden achtereen heeft vastgesteld dat er is voldaan aan bijna 300 kwaliteits- en veiligheidsnormen.

Ficsus.nl is de eerste partij in Nederland die zich specifiek op zzp’ers richt en het keurmerk Zeker-Online van de Belastingdienst heeft ontvangen.

 

Keurmerk Zeker-Online boekhouding zzp

 

Normkader Zeker-Online nu downloaden

 

We weten nu waar je op met letten als je gaat online boekhouden. We hebben al in het kort aangekaart dat het opzetten van een boekhouding niet duur hoeft te zijn. Maar wat is niet duur?


Boekhouding opzetten duur?

Het opzetten van een boekhouding hoeft niet duur te zijn. Ficsus.nl kan zeer lage prijzen hanteren omdat het businessmodel uitgaat van een zekere schaal.

Op dit moment zijn er ruim 900.000 zzp’ers in Nederland. Bij Ficsus.nl hebben we liever een heleboel tevreden zzp’ers die een beetje betalen, dan een klein groepje zzp’ers die de hoofdprijs betaalt. 

Sommige aanbieders rekenen voor hun boekhoudpakket €79,00 per maand. FIcsus.nl vindt dit niet nodig. Wij leveren precies datgene je nodig hebt om je administratie op orde te hebben en te voldoen aan de vereiste van de Belastingdienst. 

Boekhouding opzetten duur

 
Om die reden betaal je bij Ficsus.nl slechts €12,50 per maand. Een bijkomend voordeel is dat je niet vastzit aan een langlopend contract. Bevalt het boekhoudpakket van Ficsus.nl je niet, dan kun je die direct weer opzeggen. 

Een andere mogelijkheid is om je boekhouding in Excel onder te brengen. Wat zijn eigenlijk de voordelen aan boekhouden in Excel? Is dit eigenlijk wel een verstandige keuze?


Boekhouding Excel

Een boekhouding in Excel lijkt eenvoudig. Immers, een boekhouding zou niet meer moeten zijn dan het bijhouden van alle inkomsten en uitgaven. Dit kan prima in Excel.

Excel maakt het goed mogelijk om twee keurige tabbladen op te zetten alwaar je de betreffende inkomsten en uitgaven onder elkaar neerzet. Zeker voor zzp’ers die niet veel verschillende facturen hebben is dit een uitkomst.

Wat Excel echter niet kan, is het helpen en ondersteunen bij de belastingaangifte. Zo moet je als zzp’er eenmaal per kwartaal (of, voor de zeer kleine ondernemers 1x per jaar) de btw-aangifte doen. Elke zzp’er / ondernemer moet daarnaast nog de jaaraangifte doen.

Doe je de boekhouding in Excel dan vergt dit nog behoorlijk wat werk.

Tips voor boekhouding in Excel

Tip 1 Als je als (kleine) ondernemer of zzp’er de boekhouding in Excel wilt doen, zorg er dan voor dat je de verschillende kostengroepen apart onderbrengt. Dit maakt het bij de jaaraangifte eenvoudiger.

De Excel boekhouding kan deze kostengroepen allemaal optellen zodat je – per betreffende periode – precies kunt zien waar je wat aan hebt uitgegeven en hoeveel je waarop hebt verdiend.

Tip 2 Splits in de boekhouding Excel de factuurregels op. Zorg er dus voor dat je niet alleen de kostengroepen opsplitst, maar ook de factuurdatum, omschrijving, bedrag exclusief btw, de btw en het type van de kostenpost in aparte kolommen op dezelfde rij weergeeft.

Dit maakt het later mogelijk ook afzonderlijk de btw op te tellen, of afzonderlijk de uitgaven exclusief btw op te tellen in de boekhouding Excel.

Tip 3 Maak in de boekhouding Excel voor elk kwartaal een nieuw tabblad aan. Per tabblad verwerk je de inkomsten en uitgaven waarbij de factuurdatum in dat betreffende kwartaal valt. Let op! Het gaat dus niet om de daadwerkelijke betaaldatum.

Op deze manier zorg je ervoor dat je per termijn omzetbelasting, per kwartaal dus, de boekhouding Excel kan inzetten voor de btw-aangifte. 

Voor de btw-aangifte zelf dien je in te loggen op de beveiligde site van de Belastingdienst. Nadat je hier de juiste schermen hebt gevonden, kun je de totaalvelden uit je boekhouding Excel overnemen.

Boekhouding in excel


Als Ficsus.nl raden wij een Excel boekhouding toch af. Je boekhouding is meer dan het louter opsommen van inkomsten en uitgaven. Als ondernemer wil je namelijk niet bezig zijn met boekhouding.

Ficsus.nl biedt echter een combinatie. Zelf boeken, al dan niet met een smartphone app (gratis!), waarna het boekhoudprogramma op basis van je ingevoerde mutaties een balans en winst & verliesrekening opstelt.

Ook dien je met een druk op de knop je btw-aangifte in, direct bij de Belastingdienst.

Nu we weten op welke manieren je je boekhouding kunt opzetten, gaan we kijken hoe we dit zo simpel mogelijk kunnen doen. Je hebt hiervoor het juiste gereedschap nodig. 

Simpel je boekhouding opzetten 

Je kunt heel simpel je boekhouding opzetten. Net als bij koken of tuinieren gaat het ook bij boekhouden om het juiste gereedschap. 

Simpel boekhouding regelen


Snap het principe

Je wilt graag je boekhouding makkelijk op orde krijgen. Het principe is simpel. Als zzp’er doe je de boekhouding enerzijds om inzicht te hebben in je bedrijfssituatie, maar vooral omdat de Belastingdienst dit van je vraagt.

De Belastingdienst wil dat je per periode -vaak een kwartaal- de aangifte omzetbelasting (btw) instuurt en eenmaal per jaar -doorgaans voor 1 april van het daaropvolgende jaar- de aangifte inkomstenbelasting indient.

Heel eenvoudig gezegd: als je als zzp’er je inkomsten en uitgaven bijhoudt, is dit al 80% van de boekhouding. Vervolgens moet er wel wat worden gedaan met deze inkomsten en uitgaven.

Het gemak van boekhouden is tweeledig: het invoeren van inkomsten en uitgaven die je als zzp’er hebt moet makkelijk zijn, maar het gemak zit eveneens in de boekhoudkundige verwerking van deze boekingen.


Immers, als het boekhouden zelf makkelijk is maar de overzichten en belastingaangifte niét eenvoudig kunnen worden uitgedraaid of ingediend ben je als zzp’er nog steeds niet geholpen.

Het geschikte gereedschap voor zzp’ers die makkelijk willen boekhouden is vanzelfsprekend een goed boekhoudprogramma. Kies als zzp’er voor een boekhoudprogramma dat zich uitsluitend richt op zzp’ers. Op deze manier voorkom je dat je geconfronteerd wordt met zaken die voor jou als zzp’er niet van belang zijn.

Na een stormvloed aan informatie over het opzetten van je boekhouding, is het tijd om dit blog af te ronden. 

Conclusie 

Je wilt als zzp'er je boekhouding eenvoudig op orde hebben. Eenvoudig of gemakkelijk betekent feitelijk dat er werk uit handen wordt genomen. Werk dat je eenvoudig zelf kunt doen wil je ook zelf doen. Hier betaal je dus ook niet voor.

Het gedeelte waar je boekhoudkundige kennis voor nodig hebt doet Ficsus.nl voor je.

Denk hierbij aan het doen van de juiste btw-aangifte, het (automatisch) opleveren van de actuele balans, of het (automatisch) opleveren van de actuele winst- en verliesrekening.

Met andere woorden: de eenvoud zit hem in het feit dat je slechts de inkomsten en uitgaven invoert zoals en zodra je ze hebt, waarna het boekhoudprogramma van Ficsus.nl ervoor zorgt dat ze op de juiste manier fiscaal verwerkt worden. Dat is eenvoud, dat is Ficsus.nl. 


Ben je geïnspireerd om met je boekhouding online te regelen? Ik hoor graag wat je van het blog vond en of je daadwerkelijk iets wijzer bent geworden over de mogelijkheden om je boekhouding online onder te brengen!

NU GRATIS DOWNLOADEN IN PDF:

 - Boekhouding zzp: Hoe richt ik mijn boekhouding in?