Boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware: Waar moet je op letten?

Boekhoudsoftware gebruiken? Waar moet je allemaal op letten? Het liefst wil je niet te veel tijd kwijt zijn aan je boekhouding. Je bent namelijk al druk bezig om je klanten en opdrachtgevers tevreden te houden. 

Maar naast al je harde werken moet je van de Belastingdienst ook nog een administratie bijhouden. 

Al snel zal je merken dat je boekhouding meer tijd kost dan dat je eigenlijk wil. En alles aan een boekhouder overlaten is vaak te duur. Is er een manier om sneller te boekhouden tegen een aantrekkelijke prijs? In dit blog lees je alles wat je wilt weten over boekhoudsoftware. 

Bekijk snel even deze video om te ervaren hoe eenvoudig boekhoudsoftware kan werken: 


Inhoud (Boekhoudsoftware zzp)

Wat is boekhoudsoftware?

Vroeger werd de boekhouding van ondernemers gedaan door boekhouders. Op basis van de verkregen inkomsten en de gemaakte uitgaven zorgden de boekhouders ervoor dat er een balans en een winst- & verliesrekening werd opgesteld. Ook deden deze boekhouders de belastingaangiften.

 

boekhoudsoftware zzp

Tegenwoordig heb je als zzp’er meestal geen boekhouder meer nodig: er is boekhoudsoftware. Boekhoudsoftware heeft een groot gedeelte van het werk van de boekhouder overgenomen.

Op basis van de inkomsten en uitgaven die je als ondernemer maakt, berekent goede boekhoudsoftware automatisch hoeveel belasting je moet betalen (of hoeveel je terugkrijgt).

Daarnaast kun je met boekhoudsoftware automatisch een balans en winst- en verliesrekening genereren.


Waar moet boekhoudsoftware voor zzp'ers precies aan voldoen? Wij zochten het voor je uit...

Boekhoudsoftware voor zzp

Als zzp'er wil je boekhoudsoftware waarmee je snel online kunt boekhouden. Je wilt tijd overhouden voor wat écht belangrijk is, namelijk: ondernemen. Randzaken als boekhouden, administratie, urenregistratie en rittenadministratie moeten eenvoudig en makkelijk zijn. 

De tijd die hieraan besteed wordt is duur, want niet te factureren bij de klant.

Boekhoudpakket en ondernemen

 Je wilt het liefst dat werk uit handen wordt genomen. Zoals het doen van de juiste btw-aangifte, het (automatisch) opleveren van de actuele balans, of het (automatisch) opleveren van de actuele winst- en verliesrekening.

Het gebruiksgemak zit hem in het feit dat je slechts de inkomsten en uitgaven invoert zoals en zodra je ze hebt, waarna de boekhoudsoftware ervoor zorgt dat ze op de juiste manier fiscaal verwerkt worden.

Je wilt als zzp'er ook een boekhoudpakket dat gemaakt is in eenvoudige taal. Je wilt namelijk niet bezig zijn met ingewikkelde termen als ‘journaalpost’, ‘beginbalans’ of ‘memoriaal boeking’. Op een eenvoudige wijze moet het boekhoudpakket je begeleiden door je boekhouding. 

Met goede boekhoudsoftware moet je binnen een paar minuten je administratie kunnen bijwerken!!!


Eenmaal de juiste boekhoudsoftware gevonden? Nu moet je nog een keuze maken tussen online of offline boekhouden. In de volgende paragraaf worden de voor- en nadelen van offline en online boekhouden besproken. 

Online boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware verandert continu. Zoals je wellicht al hebt gemerkt vindt er een verandering plaats van lokaal geïnstalleerde boekhoudsoftware naar online boekhoudsoftware. Graag wil ik je meer vertellen over de verschillen tussen online en offline boekhouden. 

Offline of online boekhoudsoftware


Vele zzp'ers kijken naar de prijs van de boekhoudsoftware. Logisch, dit zijn de eerste kosten die je hebt voordat je aan de slag gaat. In het algemeen zijn de kosten van offline boekhoudsoftware hoger. Je betaalt vaak 1 vast bedrag en hierna kan je onbeperkt gebruik maken van de software. 


De kosten zijn in het begin hoger, maar wel eenmalig en dus overzichtelijker. 

 

Bij online boekhoudsoftware is er meestal sprake van een abonnementsvorm. Je kunt dus gespreid betalen en hierdoor liggen de initiële kosten vaak lager. Deze kosten lopen echter wel door. Vaak gaat dit gepaard met extra service, zoals: updates!

 

Online boekhoudsoftare update

 

Een ander belangrijk punt is de toegankelijkheid. Je wilt 24/7 en overal toegang hebben tot je administratie. Je raadt het wellicht al, online boekhoudsoftware wint het hier van de offline variant. 

Daarnaast is het niet nodig om je boekhoudsoftware op je desktop te installeren.

 

Na het verkrijgen van je inloggegevens kun je direct starten met boekhouden 


Je kunt dus vanaf welke gewenst locatie inloggen. Het enige wat je hiervoor nodig hebt is een werkende internetverbinding. 

Je bent wettelijk verplicht om 7 jaar je administratie te bewaren. Je zal er toch niet aan moeten denken dat er onverhoopt iets met je administratie gebeurt. Het is daarom evident om een goede back-up van je administratie te maken. 

boekhoudsoftware backup


Vaak ben je met offline boekhouden zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up. Je zal de gehele administratie lokaal moeten opslaan. Bij online boekhoudsoftware heb je hier vaak geen omkijk naar. Dit wordt voor je geregeld. 

Een ander belangrijk punt is de veiligheid. De meeste zzp'ers zijn geneigd om dan te kiezen voor offline boekhoudsoftware. Je gegevens staan dan niet in de 'cloud' en daarom niet toegankelijk voor andere personen. Deze gedachte is begrijpelijk, gezien de hoeveelheid aanvallen op bijvoorbeeld overheidsinstellingen.

Wanneer je echter voor een bedrijf kiest die gecertificeerd is met het keurmerk Zeker-Online, dan is het risico te verwaarlozen. 

 

 

Boekhouden met offline boekhoudsoftware kleven ook nadelen aan. Je kunt namelijk te maken krijgen met diefstal, waterschade of brandschade. 

Je wilt als zzp'er graag boekhouden met een bankkoppeling. Je hoeft dan niet meer een-op-een alles over te typen. Zowel offline als online boekhoudsoftware beschikt over de mogelijkheid om met banken te koppelen. Bekijk daarom is specifiek geval of er de mogelijkheid bestaat om je administratie te koppelen aan je bank. 

Bankkopelling boekhoudsoftware

Onze persoonlijk voorkeur is om te gaan boekhouden met online boekhoudsoftware. Je kan dan boekhouden waar, waarmee en wanneer jij wilt. Het maakt om die reden niet uit of je nu thuis bent, op het werk of onderweg. Je gehele boekhouding staat altijd online. 

Je kan je boekhouding inzien met je smartphone, tablet of desktop. Dat is handig als je bijvoorbeeld onderweg bent naar een klant. Je kan dan snel even checken of hij alle opstaande facturen wel heeft betaald. Daarnaast kan je even snel je kilometerregistratie bijwerken als je te vroeg bent voor een afspraak

 

Je het overal direct overzicht in je administratie en met één druk op de knop is boekhouding bijgewerkt. 


Nu je een keuze heb gemaakt om online te boekhouden, wil je ook graag de beschikking hebben over eenvoudige boekhoudsoftware. Over welke functionaliteiten beschikt eenvoudige boekhoudsoftware? Wij leggen het je uit.

Eenvoudige boekhoudsoftware

Je boekhoudsoftware moet eenvoudig werken. Je wilt in een paar klikken een factuur kunnen versturen, die er precies zo uitziet als jij wilt. Bovendien wil je ook dat de factuur voldoet aan de regels van de Belastingdienst

De boekhoudsoftware moet beschikken over slimme techniek waardoor een groot deel van je administratie automatisch wordt verwerkt. Het enige wat je wilt doen is het invoeren van je inkomsten en uitgaven. Aan het eind van het kwartaal of per maand verstuur je eenvoudig zelf de btw-aangifte naar de Belastingdienst. 

btw-aangifte boekhoudsoftware

 

Naast de noodzakelijke boekhoudfuncties wil je beschikken over meerdere eenvoudige functionaliteiten. Je wilt de beschikking hebben over een urenregistratie-mogelijk binnen je boekhoudsoftware. Even snel je gewerkte uren bijwerken en je kunt direct zien of je het aantrekkelijke urencriterium al hebt gehaald. 

Dit levert je duizenden euro's aan voordeel op.


Daarnaast wil je over de mogelijkheid beschikking om je gereden kilometers bij te houden. Een rittenregistratie-functie is daarom een must. Je vult eenvoudig je gereden kilometers in en je ziet direct hoeveel je zakelijk of privé rijdt. Je rittenregistratie is gelijk belastingproof en je kan gelijk aantonen dat je eventueel geen bijtelling hoeft te betalen 

boekhoudsoftware en rittenregistratie

 

Boekhouden wordt nog eenvoudiger met een boekhoud app. Met deze app kan je bijvoorbeeld bonnetjes of facturen fotograferen met je smartphone en deze komen dan direct in je boekhoudsoftware terecht. 

Op die manier wordt online boekhouden wel heel eenvoudig.


Nu je alles weet over eenvoudige online boekhoudsoftware is het tijd om je meer te vertellen over het kostenplaatje. Bestaat er gratis boekhoudsoftware? Zo nee, wat mag je verwachten betreft de prijs. 

Gratis boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware die volledig gratis is klikt als een ideale oplossing tussen alle aanbieders van betaald boekhouden. Bestaat er gratis boekhoudsoftware of is het te mooi om waar te zijn? De praktijk leert dat je wel degelijk gratis kunt boekhouden, maar er kleven nadelen aan. Deze nadelen hebben wij op een rijtje gezet.

Een gratis boekhoudsoftware dat gebruik wordt is Microsoft Excel. Je maakt gebruik van een uitgebreid Excel-sjabloon in plaats van een 'echte' boekhoudsoftware. 

Allereerst bestaat Excel over een groot aantal formules waar je zelf redelijk kennis van moet hebben. Ook zijn deze formules lastig aan te passen naar jouw situatie.

Excel boekhoudsoftware


Door de jaren heen bouw je een groot aantal Excel-bestanden op. Deze dien je goed te bewaren en te back-uppen. De Belastingdienst eist namelijk dat je jouw boekhouding 7 jaar moet bewaren. Daarnaast kan je ook niet profiteren van alle voordelen die de technologieën van online boekhoudsoftware tegenwoordig bieden. 

Bekijk hieronder eens hoe eenvoudig boekhoudsoftware kan werken:


Je vindt op internet tal van aanbieders van gratis boekhoudsoftware. Als je hiermee aan de slag gaat zal je merken dat je alleen een aantal basisfuncties kunt gebruiken. Als je echt wilt gaan online boekhouden dan zal je een aantal modules moeten aanschaffen.

Dit wordt Freemium software genoemd.

 

Je zal in een later stadium toch moeten betalen om de beschikking te krijgen over de juiste modules. 

Ook adverteren aan aantal aanbieder met een gratis boekhoudsoftware. Je kunt dan een bepaalde periode 'gratis' met alle functies werken. Dit is natuurlijk handig, maar niet gratis. Je zult na de proefperiode gewoon moeten betalen. Ook is er gratis boekhoudsoftware dat vol staat met advertenties. 

De partijen verdienen veel geld aan de advertenties, maar of je er blij van wordt? 

Wij zijn dus van mening dat gratis boekhouden niet mogelijk is. Maar wat mag boekhoudsoftware dan wel kosten?

Boekhoudsoftware hoeft helemaal niet duur te zijn. Er zijn boekhoudpakketten op de markt die wel €69,50 per maand kosten. Wij vinden dit te duur. Deze boekhoudsoftware zijn vaak toegespitst op grotere ondernemingen en verliezen daarom de basisfunctionaliteiten voor zzp'ers uit het oog. 


Eenvoudige boekhoudsoftware

Als zzp'er wil je over functionaliteiten beschikken die je daadwerkelijk nodig hebt. Geen enkele zzp'er zit toch te wachten op een functie die het mogelijk maakt om een grootboekanalyse uit te voeren. Wij zijn van mening dat je maximaal een paar tientjes moet betalen voor je boekhoudsoftware. 

Je wilt dus eenvoudige boekhoudsoftware gebruiken die je online kunt raadplegen tegen een scherpe prijs. Welke boekhoudsoftware kan ik hiervoor gebruiken?

Beste boekhoudsoftware 

Net zoals met alle digitale dienstverlening is de ontwikkeling van boekhoudsoftware zeer snel gegaan. Boekhoudsoftware was eerst alleen beschikbaar voor de grote bedrijven. Financieel personeel van het betreffende bedrijf kon met de boekhoudsoftware van het bedrijf aan de slag om alle jaarrapporten en jaarrekeningen op te stellen.

Hier was nog veel boekhoudkundige kennis voor nodig. De boekhoudsoftware was namelijk ontwikkeld voor en door boekhouders.

Tegenwoordig kan boekhoudsoftware ook heel eenvoudig in gebruik zijn. Dit is goed te zien bij de boekhoudsoftware van Ficsus.nl. Omdat Ficsus.nl is ontwikkeld als boekhoudsoftware voor zzp’ers, zal een zzp’er niet geconfronteerd worden met moeilijke boekhoudkundige termen zoals “journaalpost”, “memoriaalboeking” of “grootboekrekening”.

Beste boekhoudsoftware


Als zzp’er bij Ficsus.nl voer je slechts je inkomsten en uitgaven in.

Dit kan ook met een smartphone app. De boekhoudsoftware van Ficsus.nl verwerkt deze inkomsten en uitgaven vervolgens in handige overzichten die direct toepasbaar zijn bij de belastingaangifte. Sterker nog: met de boekhoudsoftware van Ficsus.nl kun je de btw-aangiften zelfs direct met een druk op de knop indienen bij de Belastingdienst.

Ficsus.nl werkt daarnaast met een zeer gebruiksvriendelijke interface. Bovenin de boekhoudsoftware vindt je de twee belangrijkste knoppen. Dit betreft de inkomsten- en uitgavenknop. Aan de rechterkant bevinden zich de andere functionaliteiten van Ficsus.nl, te weten: 

Daaronder staat de factuurmodule. Met deze functie kan je razendsnel facturen versturen in je eigen huisstijl. Kom je er toch zelf even niet uit, dan beschikt Ficsus.nl over handige handleidingen en een uitstekende klantenservice. 

''Goede klantenservice. Er wordt echt veel moeite gedaan om een probleem op te lossen''.


Het is niet voor niets dat de boekhoudsoftware van Ficsus.nl al meerdere keren is verkozen tot beste boekhoudsoftware voor zzp’ers! De boekhoudsoftware van Ficsus.nl is beoordeeld met het cijfer 9,2!

boekhoudsoftware best beoordeeld


Ga naar www.ficsus.nl/registreren en ervaar dat online boekhouden bij Ficsus.nl echt heel makkelijk is. Probeer het 35 dagen gratis en geheel vrijblijvend uit. Je zit nergens aan vast!

Vind je het zo makkelijk als wij denken dat het is, net zoals de duizenden zzp’ers die je voorgingen, dan zet je het gratis proefabonnement om in een betaalde variant (slechts 12,50 per maand, geen verrassingen of modules) en ga je direct verder met je online boekhouding. 

Conclusie

Kies dus voor een partij die boekhoudsoftware specifiek aan zzp’ers aanbiedt. Zzp'ers zijn namelijk vaak geen boekhouders naar ondernemers. Je wilt gemakkelijk een administratie bijhouden. Geen boekhoudterminologie, maar automatiseren wat geautomatiseerd kan worden. 

Helaas ben je ook verplicht om een boekhouding te voeren. Je moet daarnaast ook per kwartaal of maand btw-aangifte doen. Je wilt daarom een optimale samenstelling van boekhoudfuncties: inkomsten en uitgaven boeken met een koppeling van je bankrekening. 

Kies daarnaast voor een partij die de veiligheid goed op orde heeft. Dit laatste kan je heel eenvoudig zien aan het Keurmerk Zeker-Online. Heeft een partij dit keurmerk, dan zit het goed. Heeft een partij dit keurmerk niet, dan raden wij sterk af je belangrijkste gegevens aan deze partij toe te vertrouwen.

Dit Keurmerk Zeker-Online verkrijgt een online boekhouder niet door het invullen van een vragenlijst en het betalen van een klein bedrag, nee, het Keurmerk Zeker-Online kan ALLEEN worden verkregen nadat een externe auditor gedurende 6 maanden op rij bijna 300 strenge veiligheidsnormen heeft gecontroleerd. 

Download nu het normenkader in pdf


De boekhoudsoftware moet voor zzp'ers ook betaalbaar zijn. Gratis? Nee. Partijen die een gratis online boekhoudprogramma voor zzp’ers aanbieden verdienen hun geld met je gegevens, of met het pushen van reclame. Moet het dan duur zijn? Nee, ook niet.

Bij ons betalen zzp’ers €12,50 per maand voor online boekhouden, en daar zit ALLES bij in. Ficsus.nl moet het hebben van schaal. Wij focussen ons slechts op zzp'ers, en proberen dat zo goed te doen dat steeds meer zzp’ers klant willen worden. 

Ben je geïnspireerd om met boekhoudsoftware aan de slag te gaan? Ik hoor graag wat je van het blog vond en of je daadwerkelijk iets wijzer bent geworden over de mogelijkheden om je boekhouding online onder te brengen!

DOWNLOAD NU DIT BLOG IN PDF:
- Boekhoudsoftware: Waar moet je op letten?