Factuurprogramma

Factuurprogramma: Snel factuur versturen!

Factuurprogramma voor zzp? Ficsus.nl heeft hiervoor de ideale oplossing. Het factuurprogramma van Ficsus.nl is geïntegreerd in ons boekhoudprogramma. 

Dit geeft de zzp'er een hoop voordelen. Ten eerste bevordert dit de productiviteit. De urenregistratie-module is namelijk gekoppeld aan je factuurprogramma, hierdoor kunnen je (gewerkte)uren direct ingevoegd worden op je factuur.

Tevens kan je met het factuurprogramma eenvoudig een factuur maken in je eigen huisstijl. Stuur de factuur direct naar je opdrachtgever. 

Ervaar nu direct het gebruiksgemak:
 


Inhoud (factuurprogramma) 

 

Wat is een goed factuurprogramma?

Ben je op zoek naar een goed factuurprogramma speciaal voor zzp? De keuze voor een factuurprogramma is enorm. Welk factuurprogramma je uiteindelijk kiest hangt af van de eisen die je aan het programma stelt. 

Een belangrijk eis daarbij is dat het factuurprogramma geïntegreerd is in je boekhoudprogramma. Je facturen worden daardoor direct in je administratie verwerkt. Op die manier krijg je direct inzicht in je financiële positie van je bedrijf. 

Wat is een goed factuurprogramma?

Daarnaast is het de moeite waard om te kijken naar de eenvoud waarmee je facturen kunt aanpassen. Je wilt eenvoudig je factuur kunnen inrichten in geheel je eigen huisstijl. 

Ook wil je over de mogelijkheid beschikken om je urenregistratie te koppelen met je factuurprogramma. De (gewerkte)uren eenvoudig invoegen op je factuur, zo simpel moet het zijn.

Naast je urenregistratie beschik je vaak ook over een kilometerregistratie. De gereden kilometers wil je ook automatisch toevoegen op je factuur. Een goed factuurprogramma moet gekoppeld zijn aan je kilometerregistratie. 

Een uitstekend boekhoudprogramma hiervoor is Ficsus.nl. Deze slimme boekhoudsoftware integreert de losstaande componenten tot één geheel.

 


In de volgende paragraaf wordt uitgelegd hoe je online een factuur maakt. 

Online je factuur maken

Online ondernemen is hip. Vandaag de dag gebeurt alles digitaal. Je verstuurt niet alleen je offertes digitaal, maar ook je facturen. De tijd dat dit via de post gebeurde, ligt mijlenver achter ons. 

Je facturen online versturen werkt sneller, eenvoudiger en kost bovendien een stuk minder geld. Daarnaast kun je te allen tijde je facturen inzien en direct versturen. Het is dus niet noodzakelijk om die eerst in Word te maken, vervolgens uit te printen en op te sturen naar de klant.

Online je factuur maken


Een bijkomend voordeel is dat de facturen in de cloud worden opgeslagen. Je kunt deze dus vanaf verschillende devices benaderen. Je hoeft het factuurprogramma dus niet te installeren op een device.  

Op welke wijze maak je nu precies een factuur? Lees snel verder...

Hoe maak ik een factuur?

Een factuur maken gaat ongekend simpel en snel. Met het online factuurprogramma van Ficsus.nl maak je een factuur in een handomdraai. Je kunt eenvoudig de eigenschappen van de factuur wijzigen. 

Je kunt in Ficsus.nl kiezen om een standaard factuur layout te gebruiken. Ficsus.nl heeft voor jou al een mooie indeling gemaakt van de factuur. Deze indeling is conform de regels van de Belastingdienst opgesteld.

Hoe maak ik een factuur?


Daarnaast kun je je factuur geheel in je eigen huisstijl ontwerpen. Je voegt eenvoudig je logo toe. Deze komt prachtig bovenaan de facturen te staan. Vul eenmalig je adresgegevens in en deze komen automatisch op alle facturen terecht. 

Tip: vergeet niet je KvK- en btw-nummer in te vullen. 


Vergeet ook niet om een betaalregel toe te voegen aan je factuur. Deze betaalregel geeft aan binnen welke termijn de factuur betaald dient te worden. Normaliter wordt een betalingstermijn gehanteerd van 30 dagen. 

Betalingstermijn van een factuur


In de factuurmodule van Ficsus.nl kan je ook eenvoudig spelen met de posities waar de informatie komt te staan. Je logo kan je bijvoorbeeld heel eenvoudig verslepen naar de onderkant van je factuur. 

Is de factuur geheel naar wens opgemaakt, dan sla je deze op. Maak je volgende keer weer een factuur, dan kun je snel gebruik maken van de opmaak van de factuur je vorige keer hebt opgeslagen. Op die manier hoef je niet steeds de opmaak van je factuur aan te passen. 

Welke eisen zitten er allemaal aan een factuur? Mag je deze geheel naar eigen inzicht inrichten? 
 

Eisen aan een factuur?

Je bent als zzp'er verplicht om een factuur te sturen. Mag je zomaar een zelf opgemaakte factuur versturen of zitten er nog eisen aan een factuur?

Eisen aan een factuur?


Op de site van de Belastingdienst staan de eisen opgenomen waaraan een factuur minimaal moet voldoen. Deze zijn als volgt:

In uitzonderlijke situaties gelden aangepaste regels voor een factuur. Deze zijn te vinden op de site van de Belastingdienst. 


Hoe zit het eigenlijk met de opbouw van een factuur? Is de vormgeving ook belangrijk?


Opbouw van een factuur?

In de vorige paragraaf leerden we wat voor eisen de Belastingdienst stelt aan een factuur. Wij raden je aan om niet alleen aandacht te besteden aan de inhoud, maar ook aan de opbouw en vormgeving van de factuur.

Opbouw van een factuur


Het is voornaam dat een factuur een duidelijk opbouw heeft. De klant kan hierdoor in één oogopslag zien wat er van hem verwacht wordt.

Een tip daarbij is om de kostenposten te specificeren. 


Een gebruikelijke indeling daarbij is: 

Nu we weten aan wat voor eisen een factuur moet voldoen en hoe die opgebouwd wordt, is het tijd om de factuur te versturen. 

Hoe verstuur ik een factuur?

Als zzp'er wil je snel een factuur kunnen versturen. Wij raden je aan om daarvoor het boekhoudprogramma van Ficsus.nl te gebruiken. Je krijgt dan de beschikking over een zeer handige en uitgebreide factuurmodule.

Hoe verstuur ik een factuur

Binnen een handomdraai kun je facturen inrichten in je eigen huisstijl. Ga naar de grote roze knop 'factuurinstellingen' rechtsonder in Ficsus.nl. Vervolgens klik je op 'Gebruik uw eigen template' en je kunt gelijk de volgende zaken aanpassen:

  • Het logo; 
  • De adresgegevens;
  • Betaalregel voor onder elke factuur en 
  • soort btw-type dat toegepast moet worden (hoog, laag of geen).

Nu je een factuur opgemaakt hebt in eigen huisstijl wil je deze versturen naar je klant. Dit werkt ongekend eenvoudig. Het enige wat je hoeft te doen is te navigeren naar de inkomst die je hebt ingevuld. Je kunt dan kiezen voor: 'deze factuur versturen'. 

Vervolgens kun je kiezen of je de factuur wilt versturen in je eigen huisstijl of dat je gebruik wil maken van een sjabloon van Ficsus.nl. De factuurmodule is gekoppeld met de relatiebeheer-module. Op die manier wordt gelijk het e-mailadres van de klant weergegeven en met èèn druk op de knop is de factuur verzonden

In een handig overzicht zie je direct of de factuur al is betaald. 

Overzicht openstaande facturen


Naast een 'normale' factuur versturen krijg je soms ook te maken met creditfacturen. Wat is een creditfactuur precies en wat zegt de Belastingdienst hierover? 

Hoe maak ik een creditfactuur?

Allereerst is het belangrijk om te weten wat een creditfactuur is. Een creditfactuur wordt in de volksmond ook wel creditnota genoemd. Het betreft een normale factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag van de reeds eerder verstuurde factuur.

Wat is een creditfactuur?

Deze factuur bestaat dus uit een negatief bedrag. Het is niet toegestaan om de eerdere factuur te verwijderen. 

Een creditfactuur kent dezelfde eisen en opmaak als een gewone factuur. Het enige verschil is natuurlijk dat de bedragen negatief zijn. Een creditnota heeft ook een opeenvolgend factuurnummer en je vult een negatief bedrag (minteken voor het bedrag) in op de factuurregel. 

De tenaamstelling van de factuur is ook anders. Je vervangt vaak het woordje 'factuur' door 'creditfactuur'. Dit is echter niet verplicht maar wel gebruikelijk. 


De creditnota wordt gewoon verwerkt in je boekhouding. Je gaat dan btw terugkrijgen van de Belastingdienst. Een creditfactuur verwerken in Ficsus.nl geniet nog nadere uitleg.

Bij het maken van een creditfactuur in je boekhouding kunnen zich twee situaties voordoen:

Situatie 1:
Je hebt de inkomstenmutatie aangemaakt maar de btw-aangifte daarvoor is nog niet ingediend. Je kunt op de betreffende mutatie een extra regel aanmaken waarop je het hetzelfde bedrag nogmaals invoert, maar nu met een minteken ervoor. Daarmee creëert je een factuur die op nul uitkomt.

Situatie 2:
Je hebt een inkomsten factuur aangemaakt en de btw-aangifte daarvoor is al ingediend, m.a.w. je hebt daarover al btw betaald. Je kunt deze btw terugvragen bij de belastingdienst, waarbij je wel moet aantonen dat je je uiterste best heeft gedaan om de factuur betaald te krijgen.

Teruggaaf vanwege oninbare vorderingen 

Wat zijn oninbare vorderingen?

 

Als je een factuur stuurt aan je klanten, moet je de btw daarover direct aangeven en betalen. Betaalt je klant de factuur uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk? Dan heb je btw betaald die je niet ontvangen hebt. Je kunt deze btw dan terugvragen.

Wanneer terugvragen? 

Je kunt de btw terugvragen zodra het zeker is dat je klant de factuur niet (geheel) zal betalen. Je stuurt dan een brief naar je belastingkantoor, binnen een maand na het tijdvak waarin duidelijk is dat je factuur niet meer betaald zal worden.

Belastingteruggave

  

Stuur met het verzoek gegevens mee waaruit blijkt dat de afnemer niet heeft betaald en niet zal betalen. In je verzoek noteer je in ieder geval de volgende gegevens:

  • Naam en adres van je afnemer;
  • Datum en nummer van de betreffende factuur;
  • Het niet-betaalde factuurbedrag en 
  • het bedrag aan btw dat je terugvraagt.

Als deze gegevens op de factuur staan, kan je ook een kopie van de factuur meesturen.

Factoorovereenkomst

Hebt u een factoorovereenkomst gesloten? Dat betekent dat een andere ondernemer, de ‘factoor’, je vorderingen op je afnemers heeft overgenomen. Als de facturen niet betaald worden, mag de factoor namens jou de btw terugvragen.

Je moet de factoor dan machtigen. Dit kan door hem een afzonderlijke machtiging te geven of door het verzoek om teruggaaf te ondertekenen.

Let op!!!!!!

Als je achteraf een korting hebt gegeven of goederen hebt terugontvangen, kan je een creditnota uitreiken en de btw daarover verrekenen bij je aangifte.


Hoe boek je dit nu in Ficsus.nl?

Stel: op 1 februari stuur je een rekening uit van €100,00 en €21,00 btw. Je komt tot de conclusie dat die rekening nooit betaald wordt. Je schrijft op 1 juni de €100,00 alvast af door een extra regel op de oorspronkelijke inkomsten mutatie van €-100,00 aan te maken.

Het nog te ontvangen btw-bedrag blijft open staan. Je vraagt bij de Belastingdienst aan of u de in Q1 betaalde btw van €21,00 terug kunt krijgen. De belastingdienst gaat akkoord en stort het bedrag op je rekening.

facturen en de belastingdienst


Je importeert dat bedrag van je rekening en maakt nu een derde regel aan waarop je het geïmporteerde bedrag boekt. Resultaat: openstaande rekening is compleet afgeboekt. 

Een creditfactuur versturen is vaak niet leuk. Hoe voorkom je nu dat je een creditfactuur moet sturen? 

Hoe maak ik een betalingsherinnering?

Is de betaaltermijn verstreken en is het bedrag nog niet bijgeschreven op je rekening. Dan zal je een betalingsherinnering willen versturen. Hoe verstuur ik nu een betalingsherinnering?

Hoe maak ik een betalingsherinnering

Allereerst moet je één ding goed in je achterhoofd houden. Je wit niet onvriendelijk overkomen bij je klant. Je wilt professioneel overkomen en je wilt je klanten niet afschrikken.

Het komt namelijk niet sympathiek over als je op de laatste dag om klokslag middernacht een betalingsherinnering verstuurd naar je klant. Je zal dan beter nog even een paar dagen kunnen wachten.

Tip: vergeet niet om de factuur mee te sturen!


Ficsus.nl beschikt over een handig dashboard waarop je kunt zien van welke facturen de betalingstermijn is verstreken. Klik op de desbetreffende factuur en stuur gelijk een betalingsherinnering. Je kunt deze betalingsherinnering opmaken in je eigen huisstijl of je kunt kiezen voor een door Ficsus.nl gemaakte template. 

Naast het versturen van een betalingsherinnering kun je op dezelfde wijze ook een aanmaning versturen. Wil je meer weten over de regels voor het versturen van een aanmaning, dan verwijs ik je graag door naar de site: factuurtips.nl. 

Hoe ziet zo'n zelfgemaakte factuur in Ficsus.nl er eigenlijk uit? 

Voorbeeld factuur

Zoals je hebt gelezen is het heel eenvoudig om je factuur zelf op te maken in Ficsus.nl. Binnen een paar tellen heb je je factuur verstuurd naar je klant. 

Een voorbeeld van een zelfgemaakte factuur in Ficsus.nl vindt je hieronder:

Voorbeeld factuur


Zoals je ziet voldoet deze factuur aan de regels van de Belastingdienst. Je kunt dus met een gerust hart een factuur versturen. 

Een andere term die je vaak hoort is: proforma factuur. Wat houdt deze term in? 

Wat is een proforma factuur? 

Een proforma factuur is een voorlopige factuur. Het is geen officiële factuur. De betekenis van proforma is: voor de vorm. 

Proforma factuur


Wanneer ontvang je eigenlijk een proforma factuur? Je ontvangt deze meestal nadat je een offerte hebt bevestigd. Je moet dan vaak een vooruitbetaling doen alvorens er een levering plaatsvindt. Je kan dit zien als een soort offerte of orderbevestiging. 

Je kan een proforma factuur niet opnemen in je administratie. Een proforma factuur is namelijk geen officiële factuur. Je kan dan ook niet de btw hiervan aftrekken.

 

Dit kan je alleen maar als je de officiële factuur hebt ontvangen. 

Bij het opstellen van een factuur moet je altijd rekening houden met het factuurnummer. Wat is nu precies een factuurnummer?


Wat is een factuurnummer?

Een factuurnummer betreft een opeenvolgend nummer waarmee je een sluitende en opvolgende identiteit aan je facturen geeft. De belastingdienst vindt dit heel belangrijk. Zij wil namelijk controleren of alle facturen opgenomen zijn in je administratie. 

Ook is het voor jezelf makkelijk om snel een factuur terug te vinden. Het factuurnummer waarmee je start, mag je zelf bepalen. Normaliter wordt er gekozen om het factuurnummer te starten met het jaartal, opgevolgd door een cijferreeks. De opbouw gaat er dan als volgt uitzien: 2016000014.

In Ficsus.nl wordt een factuurnummer automatisch toegekend aan een factuur. Je hebt hier dus geen omkijken naar. 

Factuurnummer


Als zzp'er heb je te maken met btw. De btw moet je vermelden op je factuur. Hoe doe je dit eigenlijk? 


Een factuur zonder btw

Het is volgens de Belastingdienst verplicht om bedragen exclusief btw te vermelden op je factuur. Dit is het bedrag dat je rekent zonder de btw erbij opgeteld. 

Ficsus.nl zorgt ervoor dat dit juist wordt weergegeven. De factuur splitst zich op in een bedrag inclusief en exclusief btw. 

Voorbeeld factuur btw

Op het internet zijn veel factuurprogramma's te vinden. Sommige daarvan worden ook gratis aangeboden. Waarom zal jij niet voor een gratis factuurprogramma kiezen? 

Factuur maken gratis

Je wilt gratis een factuur maken? Er zijn een aantal factuurprogramma's die inderdaad gratis zijn. Deze gratis factuurprogramma's beschikken vaak over minder functionaliteiten en voldoen vaak niet aan de laatste wet- en regelgeving.

Ook ben je vaak niet verzekerd van back-ups. 


Wij adviseren daarnaast om niet alleen gebruik te maken van een factuurprogramma. Het is leuk om snel een factuur te versturen, maar die zal toch verwerkt moeten worden in je administratie!

Kies daarom voor een boekhoudprogramma die beschikt over een factuurmodule. Op die manier hoef je niet handmatig je facturen over te nemen in je administratie. 

Een boekhoudprogramma bespaart je een hoop tijd!

Factuur maken gratis


Een factuur versturen is leuk, maar je wilt toch ook dat deze snel betaald wordt. Hoe zorg je er nu voor dat een factuur binnen een redelijke termijn betaal wordt en wat is een redelijke betaaltermijn?


Wat is een betaalregel?

Een betaalregel is de periode waarbinnen een factuur betaald moet worden. Normaliter wordt een betalingstermijn van 30 dagen gehanteerd.

Het is helemaal niet vreemd om deze aan te passen. Vaak zie je ook een betalingstermijn van 14 of 60 dagen. 

 

Betaalregel factuur

 

Wil je meer te weten komen over de regels omtrent de betalingstermijn, dan verwijs ik je graag door naar de site van ondernemersplein. Een link vind je hieronder:

- Meer weten over de betalingstermijn!

Zoals we hiervoor al geschetst hebben, is het verplicht om het btw-bedrag op je factuur te vermelden. Welk btw-percentage moet ik nu gebruiken? 


Btw op de factuur

Het is dus verplicht om de btw op te nemen op je factuur. Dit is weer van belang voor de btw-aangifte. 

De btw-aangifte is verplicht in Nederland. De btw-aangifte wordt ook wel aangifte omzetbelasting genoemd. Iedere zelfstandig professional dient eens per kwartaal de btw-aangifte te doen.

Btw op je factuur

Kleine zzp'ers kunnen volstaan met eenmaal per jaar, en sommige (grote) zzp'ers met eenmaal per maand. Btw staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. Btw is een indirecte belasting die de Nederlandse overheid heft op de verkoop van producten of diensten.

Als ondernemer voor de btw moet je btw-aangifte doen. Je geeft in je aangifte de btw aan die je hebt berekend aan je klanten, en de btw die je kunt aftrekken.

Oftewel: koop je iets in een winkel, dan vraag je de btw terug. Verkoop je iets aan een klant, dan moet je de btw daarover afdragen.


De meeste van jullie hebben onderstaand formulier al eens gezien:

Btw-aangfite zzp


Wij hebben de btw-aangifte geïntegreerd in ons boekhoudpakket. Het enige wat je hoeft te doen is het invullen van je inkomsten en uitgaven. Kies daarbij de type inkomst, bijvoorbeeld inkomsten uit dienstverlening, en ficsus.nl weet precies hoe hoog het btw-percentage is. Je hoeft dus niet het btw-percentage uit je hoofd te weten. 

Vervolgens maakt Ficsus.nl automatisch de btw-aangifte voor je. 


Onderaan de streep zie je hoeveel belasting je moet betalen of ontvangen. Aan het eind van elk kwartaal stuur je met één druk op de knop de belastingaangifte naar de Belastingdienst.

Zo eenvoudig kan het zijn. Iedere zzp'er kan zelf zijn btw-aangifte verzorgen. 

Naast de normale regels omtrent de btw, kan je te maken krijgen met btw-verlegd. Wat verleg je nu eigenlijk precies? 

Wat is btw-verlegd?

Als je btw in rekening brengt over de omzet, dan betaal je die aan de Belastingdienst. Het is mogelijk dat wanneer je een product of dienst levert, je niet zelf de btw betaalt maar de ontvangende partij (ondernemer).

Je ‘verlegt’ de btw dan naar de andere ondernemer. Dit wordt de verleggingsregeling genoemd. Niet voor alle werkzaamheden mag je gebruik maken van de verleggingsregeling.

De Belastingdienst geeft een aantal voorbeelden wanneer de verleggingsregeling gebruikt mag worden. Dit lees je op de site van de Belastingdienst. 


De verleggingsregeling werkt als volgt. Wanneer je btw-verlegd toepast dan zet je op de factuur ‘btw verlegd’. Daarbij vermeld je op de factuur het btw-nummer van de ondernemer naar wie je de btw verlegt.

In de btw-aangifte vul je in voor welke omzet je de btw hebt verlegd. Is de btw naar jezelf verlegd? Dan vul je de vergoeding die je betaald hebt en de naar jezelf verlegde btw in. In Ficsus.nl wordt de verleggingsregeling automatisch verwerkt in de btw-aangifte.

 

Wat is btw-verlegd


Je hoeft dan alleen maar bij het inboeken aan te geven dat de verleggingsregeling toepast is. Hierboven staat een voorbeeld van een belastingaangifte waar de verleggingsregeling is toegepast.

Na een stortvloed aan informatie is het nu tijd om dit blog af te ronden.
 

Conclusie

Als je online je facturen maakt, wil je natuurlijk dat die gekoppeld zijn aan je online boekhouding. Ficsus.nl beschikt over zo'n koppeling. 

Met het factuurprogramma van Ficsus.nl kun je een factuur opmaken in je eigen huisstijl. Voordat je de eerste factuur stuurt kun je alles naar eigen smaak inrichten. Je kiest een van de standaard templates, je voegt je logo toe of je gebruikt je huidig briefpapier.

Stel één keer je contactinformatie in met daarbij de juiste belastingcondities en alle teksten op de volgende facturen en e-mails kloppen. Vervolgens stuur je razendsnel een factuur!

Ook print je in één druk op de knop de factuur uit in je eigen huisstijl. Maar dit is nog lang niet alles. Bekijk je (niet) betalingen in een helder overzicht in Ficsus.nl. Blijft een klant achter met betalen, dan verstuur je met één druk op de knop een herinnering of aanmaning naar de klant.

Wist je bijvoorbeeld, dat 95% van de klanten binnen drie dagen na een aanmaning alsnog tot betaling overgaat. 


Houdt grip op je debiteurenbestand.
 Je facturen zijn binnen een handomdraai verstuurd met Ficsus.nl. 

Je kan bijna zeggen: boekhouden voor zzp'ers wordt gewoon leuk!

Factuurprogramma: Snel een factuur versturen in je eigen huisstijl.