Is online boekhouden veilig?
Steeds meer ondernemers, ook zzp'ers, stappen over op online boekhouden. Dit is het boekhouden op je computer via internet, zonder dat je daarvoor een apart (offline) softwareprogramma gebruikt.
Er zijn drie manieren waarop je je boekhouding kan doen. De eerste is de 'ouderwetse' manier: op papier. Bij de Belastingdienst kan je alles tegenwoordig digitaal indienen en daarom is een papieren boekhouding niet meer nodig.
De tweede manier is met een softwareprogramma (zoals een offline boekhoudprogramma of Excel) op je computer. Je hebt dan geen internetverbinding nodig om je boekhouding te kunnen doen. De derde manier is online boekhouden.
Bij online boekhouden wordt je data in de cloud bewaard. Hier wordt de data op servers gezet die overal ter wereld kunnen staan. Dit is een hele veilige plek voor je data omdat je je gegevens niet zelf kunt kwijtraken door bijvoorbeeld een computercrash of brand. Daarnaast wordt je data bij aanbieders van online boekhoudsoftware normaal gesproken op meerdere servers en op verschillende plekken bewaard, waardoor de kans minimaal is dat je data verloren gaat. Ook worden je gegevens versleuteld voordat ze opgeslagen worden in de cloud.
Voorwaarden lezen
Het is wel belangrijk om in de voorwaarden van de door jou gekozen aanbieder van online boekhouden te kijken hoe je privacy wordt beschermd en of je gegevens niet met derde partijen worden gedeeld. Door de grote aanbieders van online boekhoudsoftware wordt deze garantie vrijwel altijd gegeven.
Is online boekhouden ook iets voor mij als zzp'er?
Veel zzp'ers denken dat ze teveel betalen voor online boekhouden omdat hun bedrijf niet zo groot is en ze niet zoveel administratie hebben. Online boekhouden kan je echter veel werk en frustratie besparen, vaak meer dan wanneer je het offline of via een softwareprogramma doet. Met een online boekhoudprogramma ben je weliswaar kwetsbaarder voor hackers (je bent immers online) en je moet een abonnement afsluiten, maar het heeft ook veel voordelen. Je kan je programma zo inrichten dat het past bij je bedrijf, je kan andere bedrijfsprogramma's (zoals een kassasysteem, voorraadbeheer, internetbankieren en debiteurenbeheer) koppelen en je hebt altijd inzicht in je cijfers, waar je ook bent.
Wat je zelf kan doen om het online boekhouden veilig te houden is het kiezen van sterke wachtwoorden, deze regelmatig veranderen en alleen inloggen als je internetverbinding veilig is. Online boekhoudprogramma's houden zich bezig met de beveiliging van jouw data en doen alles om je te beschermen tegen hackers. Het enige wat jij hoeft te doen wat betreft veiligheid is een goed wachtwoord kiezen, deze regelmatig veranderen, via een veilige internetverbinding inloggen en verder het online boekhoudprogramma zijn werk laten doen.